Exemples de situations :
· On te demande un devis auquel tu te presses de répondre puis silence radio
· On te communique une date de paiement de ta facture et le jour J le chèque n’est pas prêt
· On te convoque pour un entretien d’embauche puis aucune réponse etc
On ne répond pas parce que :
1. On est gêné et ne veut pas heurter les sentiments de l’autre
2. On n’a pas de réponse certaine
3. On ne veut pas dire quoi que ce soit qui puisse se retourner contre soi (on n’a pas eu d’instructions de son supérieur)
4. On a oublié/ ne s’intéresse pas…
Solutions :
1. Préparez une réponse type : une réponse telle que ‘Nous sommes en cours d’étude des offres/candidatures reçues. Si vous êtes sélectionné, vous serez contacté’ serait bien mieux prise que des appels répétitifs nourrissant un sentiment de rancœur et d’amertume. Dans pareil cas, vous pouvez dire que la décision ne vous revient pas. Surtout n’évitez pas l’appel et répondez au mail. Vous pouvez préparer une réponse par email qui sera envoyé à chaque demande/candidature en expliquant la procédure.
2. Insistez sur l’importance de la réponse dans vos process de travail :Certains vont dire qu’ils n’ont pas le temps de se gratter la tête au travail et qu’ils n’en veulent surtout pas plus. Si vous êtes dans un poste ou vous n’êtes pas habilité à donner des réponses publiques, faites savoir à votre supérieur que les candidats sont en attente de réponse et qu’en leur en fournissant une vous serez plus à même de vous concentrer sur le travail au lieu de passer votre temps à ignorer les appels pour éviter de dire ‘vous n’avez pas été admis’. Si vous êtes le client ou l’employeur, déléguez cette tâche en donnant des consignes exactes sur comment annoncer ce refus.
3.
Faites attention à vos promesses : ‘Je l’ai appelé à 16h et elle m’a dit dès que je sors de la réunion je te rappelle. Il est 23h’. A moins que cela ne soit un oubli, évitez de donner une heure ou une date si vous n’êtes pas sûr de pouvoir donner suite. ‘Je viendrai avec plaisir’ se traduit très vite par un oui. Donc encore une fois si vous n’êtes pas sûr, faites en sorte que votre interlocuteur sache que vous êtes sur d’autres projets et que vous préférez ne pas vous engager sur telle ou telle chose et que vous ne pouvez pas faire de promesse.
4. Communiquez vos changements de plan : Votre collaborateur n’est pas forcément au courant de tous les aléas par lesquels vous passez. Faites-lui savoir qu’il y a eu un changement de plan. Prendre le téléphone et lui expliquer la chose serait bien mieux vu et surtout favoriserait de meilleures relations qu’ignorer ses appels et lui faire perdre du temps. Ca augmenterait également en productivité et en gain de temps.
5. Planifiez un moment dans la journée pour traiter les demandes : Idéalement vous prendrez note de toute requête à laquelle il faut donner suite. Après tout il s’agit de vos (futurs) collaborateurs, employés, partenaires, prestataires, ayez un minimum de tact pour répondre à leur demande. Si vous souffrez de ‘manque de temps’, déterminez un temps quotidien (par ex 5min/jour) pour rappeler toutes les personnes et répondre à tous les emails.
Ainsi le monde professionnel pourra profiter de personnes professionnelles, agréables, soucieuses du temps et dévouement de l’autre. Les choses iront plus vite pour tous et de manière harmonieuse. Bref les choses iront beaucoup mieux !
Et vous que pensez-vous de la communication ‘fhem men rassek” ?
Commentez en bas et regardez la vidéo ici : https://www.youtube.com/watch?v=Li30mcTOj9Q
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